Afdelingssecretaresse Burgerzaken

Jij floreert in een dienstverlenende omgeving, waarbij jij de steun en toeverlaat bent van het management. Iemand met hart voor de zaak, een ontzorger die de dagelijkse ondersteunende werkzaamheden van de afdeling met enthousiasme opgepakt.  

Als afdelingssecretaresse ondersteun jij de afdelingsmanager, het MT en de rest van de afdeling. Dit doe jij door alle praktische zaken te regelen voor jouw collega’s. Jij werkt als enige afdelingssecretaresse, maar je hebt leuke collega’s binnen je team Staf die altijd mee kunnen denken! 

 

Jij hoeft niet stil te zitten tijdens jouw werk als afdelingssecretaresse, want dankzij jouw inspanningen kan de werkdag van de afdelingsmanager vlekkeloos verlopen. Dit houdt in dat jij een proactieve rol aanneemt in het beheren van haar agenda en mailbox. Jij ziet wat gedaan moet worden en pakt taken zelfstandig op. Daarnaast zorg jij voor de voorbereiding van vergaderingen en (team)bijeenkomsten en maak jij de notulen. Naast alle kantoorartikelen, bestel jij bijvoorbeeld ook de attenties en zorg jij ervoor dat de administratie van bestellingen op orde is. 

Wie ben jij 

Als vanzelfsprekend ben je goed in plannen en organiseren en neem je op een natuurlijke manier het voortouw als het gaat om het structureren van het werk. Je houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen. Je communiceert helder, staat open voor feedback en durft anderen aan te spreken. Je denkt mee, denkt vooruit en ziet dwarsverbanden.  

Enthousiast, energiek, proactief, resultaat- en oplossingsgericht, zijn eigenschappen die verwezen zitten in jouw DNA. Je bent een ervaren ondersteuner met een gedegen kennis van het vak. Je wordt gekenmerkt door jouw pragmatische aanpak. Je krijgt er energie van om met nieuwe tools te gaan werken en vind het dan ook interessant om jouw werk continu te blijven vernieuwen. Jouw rol als verbinder staat als een paal boven water, je bent een echte teamspeler. Maar voor een goede invulling van deze rol, is het zeer belangrijk dat jij snapt wat het betekent om in een complexe omgeving, met soms tegenstrijdige belangen, te werken.  

 

Omdat wij hybride werken, verwachten we ruime ervaring met Microsoft Office 365. Specifiek het gebruik van Outlook en Teams. 

 

Als afdeling vormen wij het hart van de gemeentelijke dienstverlening. We zorgen ervoor dat inwoners snel en zorgvuldig worden geholpen bij belangrijke levensgebeurtenissen. Van het bijhouden van persoonsgegevens tot het verstrekken van officiële documenten: onze collega’s zetten zich dagelijks in voor een betrouwbare, klantgerichte en veilige registratie.  

 

Bij Burgerzaken werken circa 115 collega’s verdeeld over vier teams, elk team heeft zijn eigen expertise. Je komt te werken in het team Staf, dit team ondersteunt de hele afdeling met beleid, procesverbetering en datagedreven werken. Het team bestaat uit 17 collega’s die met elkaar zorgen voor een warme en fijne sfeer. Samenwerken, goed op elkaar inspelen en elkaar helpen staat centraal in dit team. 

Gelukkig zijn in het werk dat jij doet, is wat voor ons telt! Samen leveren wij iedere dag, op onze eigen innovatieve en hartelijke wijze, een bijdrage aan een nog beter, duurzamer en toekomstbestendiger Almere. Wij geloven erin dat deze maatschappelijke impact energie geeft en plezier in het werk oplevert. Dit alles mag jij doen binnen een betrouwbaar en slagvaardig team, waar oog is voor jou als individu en jouw ambities.

 

Daarnaast mag je nog de volgende arbeidsvoorwaarden verwachten: 

Solliciteren  

Wij vinden het belangrijk dat jij goed kunt afwegen of deze vacature echt bij je past. Daarom vertelt afdelingssecretaresse Esmée Kalthoff (06-25643466) jou graag meer over deze functie. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze recruiter Cora Oostrom (06-31966415). Natuurlijk mag jij ook meteen solliciteren, wij ontvangen jouw cv en brief graag uiterlijk 3 augustus 2025. 

Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag. Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Gemeente Almere bepaalt, op basis van jouw functie, welke VOG voor jou van toepassing is.