Wat ga je doen?

Je werkt aan het verder professionaliseren van de organisatie en team Documentaire Informatievoorziening (DIV), in het bijzonder op het gebied van informatiebeheer. Het team DIV transformeert van een traditionele focus op post- en archiefzaken naar digitaal informatiebeheer, procesoptimalisatie en advisering binnen de organisatie. Als adviseur informatiebeheer begeleid je dit proces. Je bent de schakel tussen afdelingen en bevordert een geïntegreerde benadering van informatiebeheer. Samen met de informatiemanager ontwikkel je kaders voor goed informatiemanagement, voer je informatie- en risicoanalyses uit en onderzoek je het volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding bij teams. Als adviseur informatiebeheer participeer je in diverse projecten. 

Daarnaast zijn dit jouw belangrijkste, maar uiteraard niet enige, taken:

• (Mede) ontwikkelen en implementeren van een visie en strategie voor digitaal en zaakgericht werken binnen de organisatie in relatie tot goed informatiebeheer;
• Monitoren van nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied en deze vertalen naar onze praktijk;
• Fungeren als ambassadeur, aanspreekpunt en vraagbaak voor medewerkers op het gebied van informatisering, digitalisering en zaakgericht werken en archiefzaken;
• Analyseren en verbeteren van processen met betrekking tot informatiebeheer, zowel digitaal als fysiek;
• Ondersteunen van de organisatie bij de transitie naar digitaal en zaakgericht werken;
• Uitvoering geven aan archiefbeheer. Zorgen voor veilige opslag van fysieke en digitale archiefstukken, inclusief klimatologische beheersing voor fysieke documenten en technische beheer voor digitale documenten, inclusief de overdracht naar het e-depot;
• Het opstellen en uitvoeren van de vastgestelde jaarlijkse selectielijst of vernietigingslijst in overleg en samenwerking met de archivaris van het Regionaal Archief;
• Optreden als contactpersoon/verbindingsofficier met het Regionaal Archief Rivierenland;
• Beoordelen van de jaarlijkse begroting, jaarrekening en het jaarverslag aangaande ons informatiebeheer van het Regionaal Archief Rivierland, incl. opstellen B&W advies, raadsvoorstel en zienswijze. Voeren van de jaargesprekken archieftoezicht en uitvoering geven aan de adviezen die daaruit voortvloeien;
• Zicht houden op de dagelijkse werkzaamheden van team DIV;

Wie zijn wij?

Bij gemeente Neder-Betuwe werken ruim 170 medewerkers voor de 25.500 inwoners van onze zes dorpen. Doordat we een kleine organisatie zijn, is er ruimte voor jouw eigen inbreng en creativiteit en is er aandacht voor je persoonlijke ontwikkeling. We nemen de mening van medewerkers serieus en geven onze collega’s een hoge mate van zelfstandigheid in het werk. De omgang is informeel en wij houden van samenwerken, zowel intern als extern. We spannen ons in voor een gezond en aangenaam werkklimaat, met volop flexibiliteit voor een uitstekende werk-privé balans, en vinden plezier op de werkvloer erg belangrijk. Kijk ook eens op http://www.nederbetuwe.nl/werken-bij voor video’s over de organisatie en ervaringen van onze collega’s. 

Wat bieden wij jou?

• Je wordt ingeschaald in schaal 10 (max € 5.313,- per maand op basis van 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring kan inschaling plaatsvinden in aanloopschaal 9;
• Mogelijkheden tot hybride werken (met bovendien een vergoeding €3,- per thuiswerkdag) en flexibele werktijden.
• 27 verlofdagen per jaar (en de mogelijkheid tot 26 dagen extra verlof bijkopen), verlofsparen voor later en een aantrekkelijke ouderschapsverlofregeling;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (pensioenregeling bij ABP, een Individueel Keuzebudget van 17,05% van het salaris, een reiskosten- en thuiswerkvergoeding, laptop en/of telefoon en de mogelijkheid fiscaal € 500,- uit te ruilen voor bijv. fiets/tablet/sport);
• Ruim aandacht voor je persoonlijke en professionele ontwikkeling; denk hierbij aan ontwikkelingsgesprekken met een je manager en investeren in jouw vakkennis, vitaliteit en verandervermogen;
• Een contract van een jaar met uitzicht op vast dienstverband.

Wie zoeken wij?

Dankzij jou voldoet ons digitale archief aan de archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving, en blijft onze digitale informatie overzichtelijk, kwalitatief op orde en beheersbaar. Allemaal zodat onze informatie behouden en toegankelijk is gewaarborgd voor onze inwoners. 

Uit ervaring weten we dat er verschillende startpunten zijn voor deze functie. Daarom geven we enkele functievereisten, maar zijn we vooral benieuwd naar de meerwaarde die jij meebrengt ten aanzien van deze functie en bieden we ontwikkelmogelijkheden om jou te helpen groeien.

De functie vraagt de volgende kennis, ervaring en competenties:

• Kennis van/ervaring met de implementatie van proces- en zaakgericht werken in de gemeentelijke organisatie;
• Kennis en ervaring van digitale informatiedienstverlening. Je bent in het bezit van een opleiding richting informatievoorziening (SOD II of vergelijkbaar) of brengt relevante werkervaring in soortgelijke (aansturende) functie mee;
• Je bent bekend met relevante wetgeving zoals AVG, WOO en de Archiefwet.
• Je hebt een helder analytisch vermogen, bent pragmatisch en vindt het prettig als spil van een team te fungeren;
• Een echte teamplayer die het vanzelfsprekend vindt om collega’s in het team te ondersteunen in hun werkzaamheden en te vervangen in voorkomende gevallen;
• Je bent toegankelijk, assertief en initiatiefrijk;
• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;
• Je kunt goed samenwerken met de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.

Waar kom je te werken?

Team DIV bestaat uit enthousiaste en toegewijde collega’s die nauw samenwerken om gezamenlijke doelen te bereiken. We hebben een informele en open cultuur, waar initiatief en nieuwe ideeën worden gewaardeerd. Je naaste collega’s zijn twee medewerkers archiefzaken, twee medewerker post- en archiefzaken en een applicatiebeheerder. De dagelijkse werkzaamheden worden aangestuurd door de coördinator DIV, tevens de informatiemanager van de gemeente. Het team staat onder leiding van de adjunct-afdelingsmanager Bedrijfsvoering.

Wat ons team kenmerkt is dat de lijnen kort zijn en er veel betrokkenheid is tussen collega’s. Je hebt veel eigenaarschap over jouw werkzaamheden en collega’s denken graag met je mee. 

Als adviseur informatiebeheer werk je samen in een team bestaande uit een coördinator DIV, twee medewerkers DIV en een applicatiebeheerder. In ons team heerst een collegiale sfeer. Samen met je teamleden maak je afspraken over waar en wanneer je werkt, waarbij thuiswerken zeker tot de mogelijkheden behoort op de momenten dat je niet op kantoor nodig bent. Wat ons team verder kenmerkt is dat de lijnen kort zijn en er veel betrokkenheid is tussen collega’s. Je hebt veel eigenaarschap over jouw werkzaamheden en collega’s denken graag met je mee. 

Hoe solliciteer je?

Deze vacature staat intern een week uit, tot en met 11 november 2024. Voor die tijd heb je de gelegenheid om je belangstelling laagdrempelig kenbaar te maken. Dat kan door de manager van deze vacature te benaderen, of door een mailtje te sturen naar sollicitatie@nederbetuwe.nl. Er volgt dan zo snel mogelijk een gesprek tussen jou en de manager om te verkennen of er een match is of kan ontstaan. Als dit gesprek voor beide partijen een positieve uitkomst heeft, volgt een officieel sollicitatiegesprek met de sollicitatiecommissie. Je wordt dan gevraagd om vooraf een motivatiebrief en C.V. te sturen.

Heb je nog vragen?

Vragen over de procedure:                Margot van Schaijk, Team P&O (06-20866856).
Vragen over de functie:                      Eelco Brenner, Informatiemanager (06-31634322).